ETS MPPL F

1.       Modul-modul yg digunakan dalam e-surat:

-          Surat masuk, yaitu modul untuk menangani surat yang masuk

-          Surat keluar, yaitu modul untuk menangani surat yang keluar

-          Draft, yaitu modul untuk menyimpan surat sementara sebelum dikirim

-          Arsip, yaitu modul untuk menangani pengarsipan surat

-          Pengguna, yaitu modul untuk menangani data-data pengguna

2.       Gambaran sistem:

3.       Ruang Lingkup:

-          Sistem dapat menangani pengiriman surat

-          Sistem memungkinkan pengguna untuk membuka surat yang masuk

-          Sistem memungkinkan pengguna untuk menyimpan surat ke dalam draft

-          Sistem dapat menangani pengarsipan surat

-          Sistem memungkinkan administrator untuk mengolah data-data pengguna

4.       KAK:

1.    LATAR BELAKANG	Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan teknologi dapat menjadi solusi. E-surat merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan terintegrasi dengan sistem SMS. Dengan aplikasi ini, penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju dapat dilakukan dengan lebih cepat. Melalui E-Surat, penyampaian informasi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan media kertas, melainkan dengan menggunakan media internet dan SMS (Short Message Service). Surat yang dikelola terdiri dari surat masuk, surat keluar, hingga pemberkasan terhadap surat-surat.
2.    MAKSUD DAN TUJUAN	Memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas.
3.    SASARAN	Membangun E-surat yang merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan terintegrasi dengan sistem SMS.
4.    NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA	Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten/Kota
5.    SUMBER PENDANAAN	APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah) tahun 2016, dengan biaya sebesar Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah) termasuk pajak-pajak yang membebaninya
6.    LINGKUP, LOKASI KEGIATAN, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN	a.    Lingkup Kegiatan             I.         Pengembangan fitur-fitur utama dari aplikasi E-Surat sebagai berikut 1.      Mengirim surat 2.      Menerima surat 3.      Menyimpan surat ke dalam draft 4.      Mengarsipkan surat 5.      Mengolah data-data pengguna           II.         Pengembangan database yang dapat mendukung fitur yang dikembangkan pada poin I 1.      Pengembangan Struktur Database 2.      Pengembangan Database Relationship         III.         Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi E-Surat yang dibangun meliputi: 1.      User Requirement, 2.      User Interface, 3.      Testing (Case Test, Unit Test, Integration Test, Acceptance Test) 4.      Database Dictionary, 5.      Form Input/Output, 6.      Source Code yang dapat dipahami dengan mudah oleh pengguna jasa. 7.      User Manual.        IV.         Pengadaan server (hardware) dengan spesifikasi: -          Processor Intel Core 2 Duo/2,4 Ghz -          Memory 1 GB DDR2 -          Harddisk 80 GB -          Sistem Operasi Linux Ubuntu 14.04 -          Optical Drive DVD-ROM b.    Lokasi Kegiatan Kantor Pemerintahan kabupaten/kota c.    Data dan Fasilitas Penunjang             I.         Penyediaan oleh pengguna jasa Data dan fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan dan harus dipelihara oleh penyedia jasa: 1.      Laporan dan Data ●   Formulir yang terkait dengan surat-menyurat, 2.      Akomodasi dan Ruangan Kantor ●   Ruangan dan Hotspot 3.      Fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan oleh penyedia jasa (bila ada).           II.         Penyediaan oleh penyedia jasa Penyedia jasa harus menyediakan dan memelihara semua fasilitas dan peralatan yang dipergunakan untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan ●   Personal Computer atau laptop/note book d.    Alih Pengetahuan Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi, dan seminar (miniworkshop) terkait dengan substansi pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada Satuan Kerja Perangkat Daera Pemerintah Kabupaten/Kota.
7.    METODOLOGI	Metodologi penelitian ini menggunakan pendekatan pengembangan sistem dengan model waterfall model dimana implementasi rekayasa aplikasi E-Surat yang diterapkan di Satuan Kerja Perangkat Daera Pemerintah Kabupaten/Kota di gunakan dan di uji coba untuk mengetahui kemampuan dari sistem yang telah dibuat.
8.    JANGKA WAKTU PELAKSANAAN	Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah selama ± 60 (enam puluh) hari kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.
9.    KUALIFIKASI	Kualifikasi yang diharuskan dipenuhi oleh Penyedia Jasa adalah: 1.         Memiliki latar belakang dan pengalaman dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi. 2.         Pernah menjadi Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk dua organisasi berbeda. 3.         Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi. 4.         Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat. 5.         Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna. 6.         Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang/jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima. 7.         Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.
10.    TENAGA AHLI	Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah : a.    Ketua Tim (Project Manager) Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang. b.    Sistem Analis Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang. c.    Programmer/Developer Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang. d.    Database Administrator Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
11.    KELUARAN	Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah : 1.         Perangkat lunak aplikasi E-Surat yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk menangani surat-menyurat sehingga dapat meningkatkan kecepatan penanganan, efisiensi, dan menghasilkan output yang lebih baik dan berkualitas. 2.         Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program; 3.         Program dengan source code; 4.         Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual; 5.         Dokumentasi SOP (system operating procedure) maupun SMP (system maintenance procedure); 6.         Instalasi aplikasi dan server; 7.         Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi dan pemeliharaan.
12.    LAPORAN	Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah: a.         Laporan Pendahuluan, berisi : 1.      Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh; 2.      Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya; 3.      Jadwal kegiatan penyedia jasa b.         Laporan Mingguan, berisi : 1.      Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi; 2.      Hasil yang telah dicapai maupun (apabila ada) kendala-kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut; 3.      Prosentase hasil pekerjaan terhadap hasil akhir yang telah ditetapkan; c.         Laporan Akhir, berisi : 1.      Laporan pendahuluan; 2.      Laporan Mingguan; 3.      Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan sistem ini sebagaimana dimaksud pada point 6 dan 11;

5.       Tim Proyek:

a.      Ketua Tim (Project Manager)

Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.

Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai.

Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.

b.      Sistem Analis

Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

c.       Programmer/Developer

Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.

d.      Database Administrator

Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.