ETS MPPL F

1.       Modul-modul yg digunakan dalam e-surat:

-          Surat masuk, yaitu modul untuk menangani surat yang masuk

-          Surat keluar, yaitu modul untuk menangani surat yang keluar

-          Draft, yaitu modul untuk menyimpan surat sementara sebelum dikirim

-          Arsip, yaitu modul untuk menangani pengarsipan surat

-          Pengguna, yaitu modul untuk menangani data-data pengguna

2.       Gambaran sistem:

3.       Ruang Lingkup:

-          Sistem dapat menangani pengiriman surat

-          Sistem memungkinkan pengguna untuk membuka surat yang masuk

-          Sistem memungkinkan pengguna untuk menyimpan surat ke dalam draft

-          Sistem dapat menangani pengarsipan surat

-          Sistem memungkinkan administrator untuk mengolah data-data pengguna

4.       KAK:

1.    LATAR BELAKANG	Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan teknologi dapat menjadi solusi. E-surat merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan terintegrasi dengan sistem SMS. Dengan aplikasi ini, penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju dapat dilakukan dengan lebih cepat. Melalui E-Surat, penyampaian informasi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan media kertas, melainkan dengan menggunakan media internet dan SMS (Short Message Service). Surat yang dikelola terdiri dari surat masuk, surat keluar, hingga pemberkasan terhadap surat-surat.
2.    MAKSUD DAN TUJUAN	Memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas.
3.    SASARAN	Membangun E-surat yang merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan terintegrasi dengan sistem SMS.
4.    NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA	Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten/Kota
5.    SUMBER PENDANAAN	APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah) tahun 2016, dengan biaya sebesar Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah) termasuk pajak-pajak yang membebaninya
6.    LINGKUP, LOKASI KEGIATAN, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN	a.    Lingkup Kegiatan             I.         Pengembangan fitur-fitur utama dari aplikasi E-Surat sebagai berikut 1.      Mengirim surat 2.      Menerima surat 3.      Menyimpan surat ke dalam draft 4.      Mengarsipkan surat 5.      Mengolah data-data pengguna           II.         Pengembangan database yang dapat mendukung fitur yang dikembangkan pada poin I 1.      Pengembangan Struktur Database 2.      Pengembangan Database Relationship         III.         Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi E-Surat yang dibangun meliputi: 1.      User Requirement, 2.      User Interface, 3.      Testing (Case Test, Unit Test, Integration Test, Acceptance Test) 4.      Database Dictionary, 5.      Form Input/Output, 6.      Source Code yang dapat dipahami dengan mudah oleh pengguna jasa. 7.      User Manual.        IV.         Pengadaan server (hardware) dengan spesifikasi: -          Processor Intel Core 2 Duo/2,4 Ghz -          Memory 1 GB DDR2 -          Harddisk 80 GB -          Sistem Operasi Linux Ubuntu 14.04 -          Optical Drive DVD-ROM b.    Lokasi Kegiatan Kantor Pemerintahan kabupaten/kota c.    Data dan Fasilitas Penunjang             I.         Penyediaan oleh pengguna jasa Data dan fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan dan harus dipelihara oleh penyedia jasa: 1.      Laporan dan Data ●   Formulir yang terkait dengan surat-menyurat, 2.      Akomodasi dan Ruangan Kantor ●   Ruangan dan Hotspot 3.      Fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan oleh penyedia jasa (bila ada).           II.         Penyediaan oleh penyedia jasa Penyedia jasa harus menyediakan dan memelihara semua fasilitas dan peralatan yang dipergunakan untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan ●   Personal Computer atau laptop/note book d.    Alih Pengetahuan Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi, dan seminar (miniworkshop) terkait dengan substansi pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada Satuan Kerja Perangkat Daera Pemerintah Kabupaten/Kota.
7.    METODOLOGI	Metodologi penelitian ini menggunakan pendekatan pengembangan sistem dengan model waterfall model dimana implementasi rekayasa aplikasi E-Surat yang diterapkan di Satuan Kerja Perangkat Daera Pemerintah Kabupaten/Kota di gunakan dan di uji coba untuk mengetahui kemampuan dari sistem yang telah dibuat.
8.    JANGKA WAKTU PELAKSANAAN	Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah selama ± 60 (enam puluh) hari kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.
9.    KUALIFIKASI	Kualifikasi yang diharuskan dipenuhi oleh Penyedia Jasa adalah: 1.         Memiliki latar belakang dan pengalaman dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi. 2.         Pernah menjadi Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk dua organisasi berbeda. 3.         Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi. 4.         Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat. 5.         Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna. 6.         Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang/jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima. 7.         Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.
10.    TENAGA AHLI	Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah : a.    Ketua Tim (Project Manager) Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang. b.    Sistem Analis Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang. c.    Programmer/Developer Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang. d.    Database Administrator Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
11.    KELUARAN	Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah : 1.         Perangkat lunak aplikasi E-Surat yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk menangani surat-menyurat sehingga dapat meningkatkan kecepatan penanganan, efisiensi, dan menghasilkan output yang lebih baik dan berkualitas. 2.         Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program; 3.         Program dengan source code; 4.         Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual; 5.         Dokumentasi SOP (system operating procedure) maupun SMP (system maintenance procedure); 6.         Instalasi aplikasi dan server; 7.         Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi dan pemeliharaan.
12.    LAPORAN	Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah: a.         Laporan Pendahuluan, berisi : 1.      Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh; 2.      Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya; 3.      Jadwal kegiatan penyedia jasa b.         Laporan Mingguan, berisi : 1.      Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi; 2.      Hasil yang telah dicapai maupun (apabila ada) kendala-kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut; 3.      Prosentase hasil pekerjaan terhadap hasil akhir yang telah ditetapkan; c.         Laporan Akhir, berisi : 1.      Laporan pendahuluan; 2.      Laporan Mingguan; 3.      Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan sistem ini sebagaimana dimaksud pada point 6 dan 11;

5.       Tim Proyek:

a.      Ketua Tim (Project Manager)

Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.

Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai.

Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.

b.      Sistem Analis

Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

c.       Programmer/Developer

Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.

d.      Database Administrator

Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

Project Charter Document

Project Charter Document

Project Name: Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web dengan php dan MySql di Perpustakaan SMA YPPI 1 Surabaya

Company : Perpustakaan SMA YPPI 1 Surabaya 

Focus Area: Pembuatan Website

Product/Process: Website

Project Time : 21 Maret 2016 till 10 Juni 2016

Cost Estimation : Rp 20.000.000                

Prepared By

Document Owner(s)	Project/Organization Role
	Project Manager
	Developer
	Stakeholder

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	16/03/2016		Document created

1      PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah membanguan sistem informasi perpustakaan berbasis web yang dapat mendigitalisasi semua proses transaksi pada perpustakaan SMA YPPI 1 Surabaya. Website ini dibangun untuk mempermudah pustakawan dalam pengelolaan bahan pustaka serta mempermudah dalam melayani pemustaka dengan dukungan teknologi informasi.

2      PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

•      Project goals

•      Objectives

•      Scope

•      Assumptions

•      Risks

•      Costs

•      Timeline

•      Approach

•      Organization

3      PROJECT OVERVIEW

Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan website untuk menangan transaksi yang ada di perpustakaan SMA YPPI 1 Surabaya. Aplikasi web akan dibangun menggunakan bahasa pemrograman php dan menggunakan database MySql guna menyimpan informasi dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

4      PROJECT SCOPE

4.1    Goals and Objectives

Goals	Objectives
Proyek akan membangun website yang akan menangani transaksi pada perpustakaan SMA YPPI 1 Surabaya	1.     Melakukan interview kepada staf perpustakaan SMA YPPI 1 Surabaya 2.     Melakukan interview kepada siswa SMA YPPI 1 Surabaya. 3.     Mengembangkan halaman / page webiste sistem informasi perpustakaan.

 

 

 

4.2    Departmental Statements of Work (SOW)

Departmental SOW	Owner/Prime	Due Date/Sequence
Interview kebutuhan stakeholder	Projecr Manager , Stakeholder	Melakukakan    wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
Fitur-fitur mengenai profilling yang akan dibuat	Web Developer , Stakeholder	Tim web developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan
Melakukan desain interface sesuai dengan kebutuhan	Web Designer, Stakerholder	Web Designer dan Stakeholder bersama-sama mendisikusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang terlah di sepakati.
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)	Stakeholder, Tim proyek	Pada tim proyek harus dapat mendiskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek yang dibuat
Estimasi usaha setiap work product tersebut	Project Manager	Project manager memilih seorang moderator dan tim estimasi yang terdiri atas 3 hingga 7 orang. Jika tim yang telah dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang memberikan informasi, maka project manager harus
		memperbaiki       dokumen tersebut
Testing aplikasi	Tester	Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang terlah dibuat
Implementasi aplikasi web	Tim Proyek	Tim melakukan implementasi aplikasi web.

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3    Project Deliverables

Milestone	Deliverable
1. Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai	•       Mendapatkan data dan infromasi mengenai proyek •       Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder •       Menentukan batasan proyek •       Menentukan estimasi kebutuhan dana awal •       Dokumentasi pertemuan •       Dokumen kebutuhan proyek
2. Melakukan wawancara terhadap stakeholder lainnya (mahasiswa)	•       Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk proyek •       Dokumen kebutuhan proyek •       Dokumentasi pertemuan •       Dokumentasi pengembangan aplikasi
3. Pembuatan Sistem (prototyping)	•       Mendapatkan hasil website sementara (prototype) •       Layanan website sudah bekerja 80 persen •       Dokument pengembangan aplikasi (progress)
4. Desain Interface	•       Hasil desain website telah selesai dan tetap merujuk pada dokumen kebutuhan •       Dokumen pengembangan aplikasi (final)
5. Presentasi Prototype kepada stakeholder	•       Mendapatkan feedback dari stakeholder •       Informasi tentang kebutuhan minor •       Dokument kebutuhan proyek
6. Presentasi produk akhir	•       Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan stakeholder •       Sistem dapat berjalan dengan baik •       Produk telah diimplementasikan

4.4    Deliverables Out of Scope

Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi dalam pembelian buku, hanya menangani pencatatan buku-buku yang masuk.

4.5    Project Estimated Costs & Duration

Project Milestone	Date Estimate	Deliverable(s) Included	Confidence Level
Melakukan interview pada stakeholder	21/03/2016	•       Informasi mengenai perpustakaan •       Informasi stakeholder yang terlibat •       Informasi proses bisnis yang ada •       Dokumen Kebutuhan	High
Analisa hasil interview	28/03/2016	•       Mendapatkan kebutuhan utama •       Dokumen kebutuhan (final)	High
Desain Sistem dan interface	04/04/2016	•     Prototype	High
Presentasi ke Stakeholder	25/04/2016	•      Feedback mengenai prototype	Medium
Implementasi aplikasi	02/05/2016	• Melakukan implementasi aplikasi	High
Instalasi server	23/05/2016	•      Melukakan instalasi server	High
Testing aplikasi	30/05/2016	•     Memperoleh dokumentasi testing aplikasi	High

5         PROJECT CONDITIONS

5.1       Project Assumptions

•      Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan website mengenai satu focus, yaitu Sistem Informasi Perpustakaan Di SMA YPPI 1 Surabaya

•      Proyek ini diasumsikan dapat membantu siswa/i, staff Perpustakaan dan TU, dan guru pada SMA YPPI 1 Surabaya

•      Proyek ini diasumsikan suatu Sistem Informasi yang akan selalu diperbaharui informasinya agar dapat memberikan informasi yang aktual bagi yang terlibat didalamnya

5.2       Project Issues

Priority Criteria

1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

2 −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone. 3 −Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

4−Closed issue.

#	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim	Low	Project	Kemungkinan	Mempunyai anggota
	mendapatk-		Manager	terjadi hal yang	cadangan yang siap
	an musibah			tidak diharapkan	dipekerjakan sesuai
				yang menimpa	dengan keahlian yang
				anggota tim	Dibutuhkan
2	Listrik mati	High	System	Kemungkinan	Menyiapkan aliran listrik
	pada saat		Analyst	terjadi mati listrik	cadangan menggunakan
	pengemban-			pada saat	genset, atau UPS untuk
	gan aplikasi			pengembangan	keadaan mendesak.
	Web			proyek.
3	Data Hilang	High	Tim	Dimungkinkan	Melakukan backup secara
			Proyek	sekali data	berkala pada media
				dapat hilang	penyimpanan yang
				begitu saja	terpisah dengan komputer
				karena ancaman	untuk mengembangan.
				virus dan	Menggunakan tools
				bencana yang	pendukung keamaan
				tidak terduga	komputer pengembangan
					seperti antivirus.
4	Hardware mengalami kerusakan	High	Tim Proyek	Dimungkinkan hardware yang terlibat dalam pengembangan mengalami kerusakan	Mengecek secara menyeluruh kondisi hardware sebelum mulai melakukan pengembangan

5.3       Project Risks

#	Risk Area	Likelihood	RiskOwner	Project Impact-Mitigation Plan
1	Waktu	High	Project	Meeting dilakukan dengan mencari
	Untuk		Manager	hari  yang  longgar  dan  sebisa

	melakukan			mungkin		diadakan		pertemuan
	pertemuan			setiap	harinya		walaupaun			hanya
	sangat sulit			sebentar.
				Jika belum mengatasi solusi lain
				adalah		melakukan		netmeeting
				untuk memecahkan masalah jarak
				dan waktu.
2	Informasi	Medium	Project	Mencari stakeholder yang lainnya
	dari		Manager	seperti staff TU dan guru
	stakeholder
	utama
	kurang
3	Ruang	High	Project	Melakukan inisiasi diawal mengenai
	Lingkup		Manajer	batasan-batasan   atau  constrains
	proyek			yang terdapat dalam proyek
	melebar
	terlalu luas
4	Waktu	High	Stakeholder	Membuat		schedule		task		pada
	pengerjaan			setiap	kegiatan  yang				berkaitan
	proyek			dengan	proyek		yang	disesuaikan
	terlambat			dengan		kesepakatan		pengerjaan
	dari target			proyek dan jumlah anggota tim.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.4       Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

•       Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya.

•       Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.

•          Tingkat sekuritas aplikasi web sesuai dengan permintaan stakeholder.
         

 

6       PROJECT STRUCTURE APPROACH

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karena dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut kemudian diolah untuk menjadi sebuah dokumen kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek Sistem Informasi.

 

7      PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS

		Project Team Role	Project Team Member(s)	Responsibilities
		Project Manager	Muhammad Handoyono	•	Melakukan interview
					terhadap stakeholder
					proyek
				•	Melakukan pembagian
					tugas
				•	Control Project Team
				•	Bertanggung jawab atas
					berjalannya proyek
				•	Financial
		System Analyst	Moch. Imam Zarqoni	•	Melakukan analisa
					Sistem Informasi
		Programmer	Cayza Angka Maulana	•	Membuat Sistem Informasi
		Quality Assurance	Muhammad Faris Ponighzwa	•	Melakukan analisa
					terhadap rancangan
					Sistem Informasi Dokumentasi pengem- bangan SI
		Trainers	Herdianto Naufal F.	•	Melatih user bersangkutan

 

8         APPROVALS

Prepared by Moch. Imam Zarqoni dan Muhammad Handoyono

Approved by